Die Arbeitsfrage dieses Formats
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, bevor unser KI- oder Softwaresystem in den Alltag geht? Für ein ausgewähltes KI- oder Softwarevorhaben entwickeln wir den Einführungsplan: Pilotgruppe, Zugänge, Schulung, Qualitätsprüfung, Rückfallweg und Betrieb.
Wer teilnehmen sollte
Projektleitung, Fachverantwortliche, Anwendervertretung und Umsetzungspartner. Entscheidend sind die Rollen, die den Anwendungsfall kennen, technische Voraussetzungen beurteilen oder über den nächsten Schritt entscheiden. Das Planungsformat umfasst 4–8 Personen. Bei abweichender Gruppengröße oder stark unterschiedlichen Kenntnisständen stimmen wir Aufbau und Aufwand vorab ab.
Vorbereitung und Arbeitsgrundlage
Die folgenden Unterlagen halten den Termin arbeitsfähig. Fehlende Angaben werden als Klärungsauftrag festgehalten. Benötigte Programme und Zugänge sind vorab zu vereinbaren; während des Workshops werden keine ungeklärten Produktivfreigaben vorausgesetzt.
- Vorhandenes Konzept und vereinbarter Projektumfang.
- Geplanter Startkorridor und bekannte Abhängigkeiten.
- Betroffene Nutzergruppen und verfügbare Unterstützung.
- Offene Fehler, Datenfragen und bisherige Testergebnisse.
Agenda und vorgesehene Ergebnisse
Das Format umfasst 4 Stunden Netto-Arbeitszeit. Pausen kommen hinzu. Die Reihenfolge kann an die Aufgabe angepasst werden; Ziel und Ergebnisse werden vor Beauftragung festgelegt.
| Minuten | Arbeitsblock | Ergebnis |
|---|---|---|
| 30 | Startbild | Ziel, Umfang und tatsächlichen Fertigstellungsstand abgleichen. |
| 50 | Menschen und Rollen | Betroffene Arbeit, Verantwortlichkeit und Qualifizierungsbedarf klären. |
| 60 | Pilot und Freigabe | Erprobung, Akzeptanzkriterien und Stop-Regeln festlegen. |
| 60 | Übergang und Betrieb | Kommunikation, Support, Rückfallweg und Übergabe planen. |
| 40 | Entscheidungspaket | Offene Bedingungen, Verantwortliche und nächsten Beschluss zusammenführen. |
Eine konkrete Übung
Ein synthetisches Projekt ist technisch weitgehend fertig, aber Vertretung, Datenbereinigung und Support sind ungeklärt. Die Gruppe entscheidet, ob ein begrenzter Pilot möglich ist, welche Nutzer teilnehmen dürfen und welche Voraussetzungen einen breiten Start blockieren. Eine fehlende Freigabe wird nicht durch eine positive Statusampel ersetzt.
Ihre Unterlagen nach dem Termin
Die vereinbarten Ergebnisse werden konsolidiert und in einem nutzbaren Format übergeben. Die Nachbereitung umfasst den festgelegten Auftrag, nicht unbegrenzte neue Anforderungen. Neben Beschlüssen bleiben Annahmen und offene Punkte erkennbar.
- Einführungsplan mit Etappen und Abhängigkeiten.
- Rollenbezogener Kommunikations- und Qualifizierungsplan.
- Checkliste für Pilot, Startfreigabe und Übergabe.
- Offene-Punkte-Liste mit Verantwortlichen und Entscheidungsbedarf.
Weitere Formate
Die Textfassung bleibt für technische Workflows und KI-Arbeitsaufträge verfügbar.
Transfer in die Anwendung
Die Verantwortlichen übernehmen konkrete Aufgaben. Ein optionales Nachbesprechung überprüft die offenen Startbedingungen. Nach dem Start werden Nutzung, Fehler und zusätzlicher Aufwand gemeinsam betrachtet, statt den Abschluss allein am ersten Login festzumachen.
Vereinbarter Umfang und Grenzen
Kein 24/7-Betriebsdienst, keine technische Fehlerbehebung im Workshop und keine automatische formelle Abnahme von Lieferleistungen. Zuständige Entscheider bleiben ausdrücklich benannt. Veranstaltungsort, zulässige Werkzeuge, benötigte Lizenzen und Reiseaufwand werden vorab festgelegt. Inhalte und Teilnahme können für vereinbarte Lernformate dokumentiert werden; daraus folgt keine externe Zertifizierung.