Vom KI-Wunsch zum untersuchbaren Anwendungsfall

Eine Idee wird erst durch ihren Kontext zum Anwendungsfall

„Wir möchten KI im Vertrieb“ ist ein Themenfeld, aber noch kein prüfbarer Auftrag. Ein Anwendungsfall beschreibt eine konkrete Aufgabe, ihre Eingabe, das gewünschte Ergebnis, die Nutzer und den Umgang mit Fehlern. Beispielsweise kann KI eine Antwort vorbereiten, interne Quellen durchsuchen oder Dokumentangaben extrahieren. Diese Aufgaben benötigen unterschiedliche Daten und unterschiedliche Kontrollen. Der erste Schritt ist deshalb eine saubere Beschreibung, nicht die Auswahl eines Modellnamens.

Den Steckbrief ausfüllen

Beantworten Sie die Fragen so, dass eine fachliche Person später ein Ergebnis beurteilen kann. Fehlende Angaben bleiben ausdrücklich offen. Sie sind kein Anlass, die Beschreibung durch geschätzte Kundendaten zu vervollständigen.

Vier unterschiedliche Lösungswege unterscheiden

Eine regelbasierte Automatisierung passt zu klaren Wenn-dann-Bedingungen. Eine Suchfunktion kann vorhandene Informationen auffindbar machen. Eine generative Assistenz kann daraus einen Entwurf oder eine Zusammenfassung erstellen. Ein aktionsfähiges System greift zusätzlich in andere Anwendungen ein. Mehr Autonomie ist nicht automatisch mehr Nutzen. Wenn ein Mitarbeiter ohnehin eine fachliche Freigabe geben muss, kann eine gut integrierte Vorbereitung geeigneter sein als eine vermeintlich vollständig autonome Bearbeitung.

Nutzenhypothese und Vergleichsbasis festlegen

Beschreiben Sie, wie die Aufgabe heute ausgeführt wird und was sich verändern soll. Zeit, Qualität und verfügbare Kapazität sind verschiedene Ziele. Eine Zusammenfassung kann schneller entstehen, aber zusätzliche Kontrolle benötigen. Eine Wissensantwort kann verständlich sein, aber aus einer veralteten Quelle stammen. Legen Sie deshalb mindestens eine relevante Qualitätsbedingung und den heutigen Vergleichsweg fest. Nur so ist später erkennbar, ob der Pilot tatsächlich etwas verbessert.

Datenzugriff und zulässige Nutzung nicht vermischen

Dass ein Dokument technisch zugänglich ist, bedeutet nicht, dass jede Person oder jedes Werkzeug es verarbeiten darf. Klären Sie Quelle, Datenverantwortung, Aktualität und die freigegebenen Verarbeitungswege. Für Wissenssysteme müssen die Zugriffsgrenzen auch während Suche und Antworterzeugung berücksichtigt werden. Für die frühe Konzeption reichen häufig synthetische Beispieldaten. Komplette Postfächer oder Produktivdatenbanken sind kein sinnvoller Standard-Upload zur ersten Ideenbewertung.

Ein Kandidatenvergleich mit ehrlichen Unsicherheiten

Vergleichen Sie die Ideen nach erwarteter Wirkung, Datenlage, fachlicher Prüfbarkeit, technischem Aufwand und Fehlerfolgen. Fehlende harte Voraussetzungen schließen einen Kandidaten zunächst aus; sie werden nicht durch eine hohe Nutzenpunktzahl kompensiert. Kennzeichnen Sie Aussagen als belegt, geschätzt oder offen. Der Vergleich dient Ihrer Entscheidung, nicht einer wissenschaftlich validierten Eignungsbewertung.

Vor dem Pilot die schwierigen Fälle beschreiben

Ein Testfallkatalog enthält normale Eingaben, fehlende Informationen, Widersprüche und unzulässige Anfragen. Die erwartete Ausgabe darf auch lauten: keine belastbare Antwort möglich. Je kritischer die Fehlfolge, desto wichtiger sind klare Stop- und Eskalationsbedingungen. Ein Modellvergleich mit fünf glücklichen Demonstrationen reicht nicht aus, um einen produktiven Geschäftsprozess freizugeben.

• Keine Quelle vorhanden: Unsicherheit offenlegen statt Angaben ergänzen.
• Dokumente widersprechen sich: den Konflikt für die Fachprüfung markieren.
• Vertraulicher Vorgang außerhalb der Berechtigung: keine Offenlegung.
• Systemaktion schlägt fehl: kein stiller, unkontrollierter Wiederholungsversuch.

Kompetenz und Arbeitsregeln einplanen

Die Menschen, die Ergebnisse nutzen, benötigen passende Kenntnisse über Aufgabe, Risiken und Prüfweg. Wir behandeln Qualifizierung deshalb rollenbezogen statt als allgemeines Zertifikatsversprechen. Die EU-Kommission beschreibt in ihrer FAQ die Bedeutung von Kontext, Vorkenntnissen und passenden Maßnahmen; eine pauschale Zertifikatspflicht wird dort nicht vorausgesetzt. Für die konkrete rechtliche Einordnung des eigenen Einsatzes müssen die zuständigen Fachstellen einbezogen werden.

Hintergrundquelle: Quellen und Einordnung.

Das Ergebnis ist ein Pilotauftrag oder eine begründete Nicht-Empfehlung

Am Ende stehen ein benannter Kandidat, sein Datenrahmen, Nutzerkreis, Testplan und Verantwortlicher. Ebenso sinnvoll kann eine Entscheidung gegen den Piloten sein. Halten Sie dann fest, welche Voraussetzung fehlt oder welche einfachere Alternative genügt. Ein solcher Entscheidungsstand spart spätere Diskussionen und verhindert, dass dieselbe ungeeignete Idee unter einem neuen Produktnamen erneut ungeprüft startet.